出國(guó)讀書，給教授寫郵件是每個(gè)留學(xué)生必須要經(jīng)歷的事情。不論是預(yù)約教授時(shí)間，請(qǐng)教問題，表達(dá)感謝都要通過郵件完成。一封得體的郵件既可以幫你達(dá)到目的還能為你在教授心中留下一個(gè)好的印象。

　　可是一封得體的郵件絕沒有你想象中的那么容易，合適的稱呼，準(zhǔn)確的用句，完美的語法以及正確的落款都需要得到同學(xué)們的注意，而這些好習(xí)慣的養(yǎng)成，也會(huì)有益于今后的職業(yè)生涯。那么，怎樣寫一封得體的郵件呢？海馬課堂在此一一為你解答。

如何稱呼教授

　　每位老師都有著不同的職稱，也就是”title”：“Assistant Professor，”“Associate Professor，” or “Professor，” or “Lecturer”. 那么問題來了，你在寫稱呼時(shí)需要非常具體的寫出老師的title么？答案是個(gè)大大的否定。

　　大多數(shù)的教授可并不希望，你用他的職稱來界定和描述他。老師的職稱并不重要，在你的郵件中表達(dá)出合適的尊重就會(huì)得到任何一個(gè)教授的贊賞。那么你該如何稱呼你的老師呢？

　　一般來說如果你用了這個(gè)公式就絕對(duì)沒有問題了。“Dear Professor Last-name.” 或者如果你確定老師有PhD學(xué)位，你也可以這樣寫：“Dear Dr Last-name”。當(dāng)然如果你的教授是女士，你也可以使用“Mrs.” 或者”Ms.” .需要強(qiáng)調(diào)的是前者只適合已婚女士，如果你并不確定她的婚姻狀況最好選擇后者。

　　千萬不要使用老師的姓，除非他要求你。即使是“Dear Jim Green” 在很多的重視禮貌的教授看來，也是非常不尊敬的稱呼。最后需要注意的是，一定要檢查名字是否拼寫正確，你可以不希望老師剛看到郵件就對(duì)你產(chǎn)生了不好的印象。

準(zhǔn)確清晰的填寫郵件主題

　　教授們往往比較忙碌。如果你希望你的郵件能夠達(dá)到快速有效的交流，好的郵件主題就必不可少了。如果你之前沒有和郵件有過郵件往來，默認(rèn)的方法就是：你的課程名稱，你的課程時(shí)間以及你的郵件主題。比如：“medi5001，lecture Tuesday 4pm-6pm，Question about data collection for project”. 這就是一個(gè)非常清晰的郵件主題了。只看到郵件主題，教授就可以對(duì)你的郵件內(nèi)容以及你的身份有了個(gè)較為清晰的認(rèn)識(shí)。

永遠(yuǎn)永遠(yuǎn)不要發(fā)送一封沒有主題的郵件。

簡(jiǎn)要和禮貌的介紹你發(fā)郵件的原因

包含兩點(diǎn)：

1、再次對(duì)自身情況進(jìn)行介紹。如所學(xué)課程，課程時(shí)間等。

2、簡(jiǎn)要介紹郵件原因。

如果你遇見到可能會(huì)有的問題，你可以提出一個(gè)解決的方案

在寫郵件的過程中，需要考慮到可能會(huì)發(fā)生的問題，并建議一個(gè)相對(duì)可行的解決方案。

避免中式思維

　按照大多數(shù)中國(guó)學(xué)生的思維慣式，在向教授提問或者發(fā)出邀請(qǐng)時(shí)，開門見山往往顯得不太禮貌。我們的習(xí)慣是先繞繞有的沒的，再回到主題?；蛘?，如果同時(shí)有幾個(gè)問題要提，中國(guó)學(xué)生也習(xí)慣于把最重要的問題放在最后一個(gè)而不是第一個(gè)。筆者就曾有過這樣的尷尬，同時(shí)發(fā)了三個(gè)問題，最后一個(gè)最重要的放在了最后，結(jié)果教授只回答了前兩個(gè)。在決定寫作結(jié)構(gòu)和問題優(yōu)先次序時(shí)，我們需要先考慮清楚一下兩個(gè)問題：

　1、外國(guó)人習(xí)慣認(rèn)為第一個(gè)就是最重要的，最后一個(gè)相反不是，否則也不會(huì)有last but not least 這樣的句子了；

　2、教授的時(shí)間非常緊，他更期待看到一目了然的郵件。

所以下次寫郵件的時(shí)候，同學(xué)們千萬記住，開門見山，重點(diǎn)問題放第一，是非常有效率且不會(huì)不禮貌的行為。(當(dāng)然還是不能忘了先進(jìn)行自我介紹)

注意你的署名

　屬下你的全名，包括first name 和last name. 此處需要注意的是，如果你的郵箱名稱也是你的姓名的話，請(qǐng)讓兩者保持一致。

　對(duì)于大多數(shù)中國(guó)學(xué)生而言，你的學(xué)校郵箱往往是你的中文名字。而有的學(xué)生喜歡在郵件末尾署上自己的英語名，這點(diǎn)是不提倡的。保持兩者名字的一致，避免讓教授感到混亂。

反復(fù)檢查，避免錯(cuò)誤

　郵件發(fā)出去就是收不回的了，你可不想因?yàn)檎Z法問題而給教授留下不好的印象。所以語法的檢查至關(guān)重要。多讀幾次，實(shí)在不行，就使用一些語法檢測(cè)軟件來避免錯(cuò)誤。

當(dāng)然，除了語法之外，語氣、郵件結(jié)構(gòu)、目的是否清晰都需要反復(fù)確認(rèn)。

在教授回復(fù)后，一定要再次回復(fù)

　一旦教授回復(fù)郵件，一定要再次回復(fù)，表達(dá)感謝或已經(jīng)收到郵件。一些固定的句式可以幫助你達(dá)到這個(gè)目的。

盡量使用校用郵件

　每個(gè)學(xué)校都有用于內(nèi)部溝通的郵件系統(tǒng)。使用校用郵件發(fā)送信息，可以避免郵件直接被丟進(jìn)垃圾箱而沒有被教授查收。而且，使用校用郵件可以幫助教授了解你的信息，更有利于溝通交流

注意語言使用得體

　要記住這是一封寫給教授的溝通郵件，而不是寫給朋友圈或者facebook上的評(píng)論。有三點(diǎn)一定要注意：

　1、慎用表情符號(hào)：表情符號(hào)如：)或者：o等等。當(dāng)然，有的同學(xué)也遇到過教授的回信里有使用類似符號(hào)的。所以，表情符號(hào)不是不可以使用， 而是在摸清楚教授的喜好之后再?zèng)Q定是否使用。在不了解教授之前，你可不想因?yàn)橛昧^猛而適得其反。

　2、不要使用縮寫。Facebook上的縮寫大致和國(guó)內(nèi)的網(wǎng)絡(luò)語言一樣，大多流行于年輕人，且都不太正式。

　3、不要大寫。大寫單詞有提醒注意的作用。所以很多同學(xué)都喜歡在重要的地方采用大寫來突出重點(diǎn)。殊不知大寫是一種在郵件中表達(dá)憤怒或者其他強(qiáng)烈的感情的方式。沒有人喜歡喊叫的，而且這并不禮貌。

不要過分殷勤

　不禮貌的極端就是太禮貌，或者說有些殷勤。在郵件中表現(xiàn)出禮貌和友好很重要，但是要適度，不要搞得像是在阿諛奉承。尊重教授的同時(shí)，也要尊重自己。不卑不亢方可得到對(duì)方的尊重。

其實(shí)寫郵件并不難，只要掌握了基本的規(guī)則，做到邏輯清晰，無語法毛病，目的明確，就能夠?qū)懗鲆环獾皿w的電子郵件。