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商科作業(yè)中的Memo（備忘錄）怎么寫？

作者：海馬學(xué)長(zhǎng) 發(fā)布時(shí)間：2020-08-28 11:21:19

Memo的受眾和目的

要寫出一篇合格的memo，首先要明確這種文章的受眾和寫作的目的。一般來(lái)說(shuō)，寫作memo具有雙重目的：引發(fā)對(duì)問(wèn)題的注意，然后解決問(wèn)題。這種目標(biāo)是通過(guò)將例如政策修改、價(jià)格上漲等新的信息告知讀者，或者勸說(shuō)閱讀者采取行動(dòng)，例如參加會(huì)議或者更改現(xiàn)有的生產(chǎn)流程等來(lái)實(shí)現(xiàn)的。不管具體的目標(biāo)是什么，當(dāng)memo能將寫作者的目的和閱讀者的興趣和需求聯(lián)系起來(lái)時(shí)才是最有效的。

除了明確寫作memo的目的，選擇正確的受眾也非常重要。首先，要確保接收到memo的人都是真正需要閱讀memo的人。如果僅是涉及一個(gè)人的事情，就不要把memo發(fā)給整個(gè)辦公室。另外，要確保放到memo中的材料不要過(guò)于敏感，如果信息過(guò)于敏感，最好采用面對(duì)面的交流或者打電話。Memo最適合發(fā)給少量至中等數(shù)量的人來(lái)溝通公司或工作目標(biāo)。

Memo的組成部分

1、Heading Segment標(biāo)題部分

標(biāo)題部分的基本形式：TO：（readers’names and job titles）閱讀者的姓名和職位名稱FROM：（your name and job title）你（寫作者）的姓名和職位名稱

DATE：（complete and current date）當(dāng)下的時(shí)間
SUBJECT：（what the memo is about,highlighted in some way）memo的主題

注意事項(xiàng)：要使用正確的全名和職位名稱來(lái)稱呼memo的閱讀者。避免僅使用名字或者不正式的日常稱呼。標(biāo)題要具體而簡(jiǎn)潔。例如，“Clothes”就太過(guò)于空泛，“Fall Clothes Line Promotion”就能讓人一目了然，了解這篇memo的主題。

2、Opening Segment開(kāi)篇部分

Memo的首段通常是用來(lái)表明這篇memo的目的，包括memo的目的、簡(jiǎn)要的背景、問(wèn)題以及具體的任務(wù)分配介紹。闡明memo的目的能夠幫助讀者了解閱讀這份文件的原因。首段介紹要簡(jiǎn)潔，一般是一個(gè)短的段落的長(zhǎng)度。

3、Context背景

背景指的是某個(gè)事件、環(huán)境或者你正在解決的問(wèn)題的背景。你可以用一段或者幾句話來(lái)闡述背景和問(wèn)題，但通常使用一句話的開(kāi)頭部分來(lái)解釋背景就足夠了，例如：“Through market research and analysis…”

4、Task Segment任務(wù)部分
一篇memo的關(guān)鍵部分之一就是對(duì)任務(wù)的陳述。在任務(wù)陳述部分，你應(yīng)該描述你正在做什么來(lái)幫助解決問(wèn)題。如果行動(dòng)是被要求的，你的任務(wù)陳述部分應(yīng)該用類似這樣的句子開(kāi)頭：“You asked that I look at…”
如果你想解釋你的意圖，可以這樣說(shuō)：“To determine the best method of promoting the new fall line,I will….”

注意任務(wù)陳述部分只需包含決策者需要的信息，同時(shí)要讓人相信確實(shí)有問(wèn)題存在。無(wú)需贅述不重要的細(xì)節(jié)。這就要求你對(duì)所有的情況有足夠清晰的了解，并對(duì)memo寫作做好充足的計(jì)劃。

5、Summary Segment總結(jié)部分

如果你的memo長(zhǎng)度超過(guò)一頁(yè)，那么你可能還需要加上一段單獨(dú)的總結(jié)，但是總結(jié)部分不宜篇幅過(guò)長(zhǎng)，對(duì)于短篇memo也不是必須的。在這部分，你需要簡(jiǎn)要闡述你的主要建議，來(lái)幫助讀者迅速理解memo的要點(diǎn)。這個(gè)部分也可以包括你所引用的方法以及研究中使用的信息來(lái)源。

6、Discussion Segment討論部分
討論部分是整篇memo最重要的部分，包含支持你觀點(diǎn)的所有細(xì)節(jié)。通常這個(gè)部分以最重要的信息開(kāi)頭，比如重要的發(fā)現(xiàn)或者建議等。陳述的方式要從最概括的信息開(kāi)始，然后轉(zhuǎn)入具體的或者支持性事實(shí)。討論部分包括了可以支持你論證的觀點(diǎn)、事實(shí)和研究，你需要列出強(qiáng)有力的觀點(diǎn)和證據(jù)來(lái)說(shuō)服讀者按照你的建議采取下一步的行動(dòng)。如果這個(gè)部分寫作不得當(dāng)，整篇memo將會(huì)失去它應(yīng)有的作用。

7、Closing Segment結(jié)束部分
在讀者充分接收了你提供的所有信息后，你需要以一個(gè)彬彬有禮的結(jié)尾闡述你想要讀者采取何種行動(dòng)，并結(jié)束全篇。寫作之前，要認(rèn)真考慮讀者如何從你建議的行動(dòng)中獲益，以及你怎樣能讓這些行動(dòng)更加簡(jiǎn)單。例如可以說(shuō)：“I will be glad to discuss this recommendation with you during our Tuesday trip to the spa and follow through on any decisions you make.”

8、Necessary Attachments必要的附錄
在必要時(shí)，你要記錄下你的發(fā)現(xiàn)或者提供細(xì)節(jié)信息，比如在memo最后附加倆表、圖表、表格。同時(shí)記得在memo中引用你的這些附錄內(nèi)容，并加注提示文末的附錄文件，例如：Attached:Focus Group Results,January-May 2007